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今天想起来写个短篇，起因是昨天收到一个在外地的子公司工厂的财务主管发的邮件，一头雾水之余问了一圈儿，搞明白前因后果之后正无奈地坐在办公室里生闷气，就瞟到微信里HR招聘经理发的信息，告诉我发邮件的这名财务主管已入职5个月了，需要考虑试用期满是否转正的问题。结合之前对这名财务主管能力的评估，再加上TA发的这邮件，我几乎要在斟酌已久的“不予转正”的结论上再添一条理由——欠缺主管级别必需的表达能力。

这名财务主管的邮件没有任何正文，只有一个word附件，文档里是TA在工厂各部门周例会上记录的讨论议题和内容。由于工厂自去年秋天竣工以来一直没有招到合适的财务经理，今年春天面临连续开工需要成本会计，只好降级招来这名30岁的财务主管，除负责成本会计之外兼任与工厂各部门经理对接，响应需要财务支持协调的所有工作。由于工厂在异地，且投产初期还没有上线任何信息化系统以供远程了解工厂运营情况，所以要求TA每次周例会后要把会议内容汇报给我。

以往邮件里的会议内容都是正常的生产销售活动，比如原料采购和领用、生产消耗与销售发货的统计，还有客户及供应商开发进展、生产计划等。但这次文档记录的会议内容多了一项：工厂拟购置一条新生产线，用于生产目前产品的下游产业链中的某个新产品，文档记录了会议上讨论的可选方案，每个方案需要购置的设备多少钱、年产量能达到多少、哪个潜在客户能出价多少云云。除此之外，还额外发了个针对这个项目的财务测算表。

然而这件事我从未听工厂任何部门的人说过。于是给财务主管回了邮件，告诉TA这件事涉及重大固定资产投资，TA应该在邮件正文里写明这件事的背景及来龙去脉。接着给TA打了个电话：如果你觉得这件事短期没什么财务报表影响不需要汇报，那你在给我的邮件里发这个测算表的目的是什么？

今天借这个例子来谈谈一种职业进阶必需的能力——言简意赅地表达。而表达包括口头与书面两种，今天只说书面表达，就是简洁明了地把事儿写清楚。

联想起前些日子有读者问米姐：为啥同样在招聘类网站更新了简历，别人总有猎头找，自己总无人问津。我谈谈我这几年招聘看简历的感觉，通常我扫一遍简历上描述的工作职责后就一个感觉：没感觉。要么简单笼统得让人不明白具体做过哪些职责，要么啰里啰嗦、包罗万象好象啥都做过，就是不知道擅长什么，更别提有些简历里还错字连篇、语法不通。试想，猎头或公司HR没见过你也不了解你，一天看上百份这种素昧平生者的自我描述，如果不能一分钟内get你的职业轮廓，可不是随手扔一边儿了么。

不仅是求职，职场中还有很多依赖书面表达的情景，比如象前面提到的财务主管，base在异地需要远程和领导及同事沟通工作，还有频繁出差和转换办公场所、需要与同事、客户、外部合作方邮件往来，商务写作能力可以说是展现个人职业形象的关键。因为对同样一段信息的理解，多数人都是听比阅读理解得更快，所以当人忙碌时愿意听你说话而不是看你写的文字。当无法面对面或打电话口头交流，能让对方快速抓到你文字中想表达的点，就会提高你在对方心目中的专业程度。

米姐过去做过几年咨询顾问，本身就属于靠presentation吃饭的职业，这几年又因为长期外派到控股子公司，经常需要邮件和撰写定期报告来向总部汇报工作及控股子公司的各种经营事项，所以分享下写专业的工作邮件的心得。

01 邮件标题

标题要清晰简洁，最重要的是突出重点，让收件人一眼就知道是什么事。米姐的经验是语法上尽量用以名词结束的短语，而不是整句，比如：XXXX的通知、XXXX的申请、XXXX的报告，等等。XXXX是对邮件内容的总结性描述。

必要时标题可以用两段式，把想引起收件人注意的关键词（最好5个字以内）加上【】，作为标题的开头。【】内的词可能是某种邮件分类，参考米姐每次的公众号文章标题，【】内的词就是文章分类（米粒职问答、财务经理小课堂、职思琐语）。另一种适用于跨组织汇报的邮件标题可以在【】突出要汇报事项所属的组织，组织是指分子公司、部门、项目、业务单元等等，【】里的内容就是组织的简称。注意，这里的组织是指邮件内容涉及的部门或单位，不是自己所属的部门或单位。

02 正文第一段：主叙事线

邮件正文第一段先说重点，力争三行内说完，后面再分段说细节。第一段非常重要，它决定了收件人是否有兴趣或决定花多长时间读后面的内容。第一段要围绕邮件标题适度展开，如果有附件，最好在第一段的最后说明：关于XXXX详见附件，否则很多收件人会忽略不打开附件看。如果有多个附件，给附件命名时最好编序号（如附件一：XXXXX）。

比如这名财务主管要写邮件给我汇报工厂正在讨论的新购置某个新产品生产线的事，邮件的第一段应该先说明这件事的背景，比如什么情况使工厂各部门在讨论增加这条生产线，然后介绍这条生产线用于做什么产品，这个项目现在是什么进展，然后作为财务部门的代表参与了什么工作，比如这个测算表是不是TA被要求做的，最后加上：测算结果详见附件XXXX。

03 分段与分行

能分段就分段，不要把所有事情都写一坨，而且最好每段不超过三行，没人有耐心看十几行的大段话。如果第一段主叙事线说清楚了，详细内容打开附件（PPT或电子表格）就可以直接看懂的话，邮件就不需要有第二段了。只有当你需要表达更多观点，或需要提醒收件人注意某些细节和重点的时候才需要写更多段落。

当然，如果附件信息量大或结构复杂，比如EXCEL文件里有多个sheet，且sheet的命名让人看不懂之间的运算关系，就需要在邮件正文第一段后写更多说明，并提炼展示附件中的结果和结论性的内容。

04 正文中适当配图文

针对财务或任何涉及数据统计的内容，建议将附件里的关键图或表格粘贴到正文。举例，在米姐被派去的子公司，会计需要每周给各业务部门负责人发送销售周报，主要统计本周的三个关键KPI：合同额、营业收入、回款。这种定期例行发固定内容的邮件，正文相对制式，收件人更关心附件表格里这三个指标的结果，如果结果不符合预期，收件人会想看具体的明细数据了解原因，如果符合预期，他们可能就觉得没必要打开附件看了。所以把附件表格中三个指标结果的汇总表格直接粘到邮件正文，会更节省收件人的时间。

05 发送前自查

写完邮件发送之前，检查一遍看有无错别字或语法不通顺的地方。行文严谨会给阅读者认真专业的好印象，特别是双方不认识或尚未见面的时候。尊重自己，也尊重他人。

最后说点延伸的感慨：米姐发现很多做财务人邮件或书面表达能力不行，不见得是中学语文不好，而是过往的职业经历中没见过专业的邮件或报告是怎么写的。毕竟财务职业的性质是跟数字打交道，而不强调公文写作，所以如果在过去任职的公司里没有接触过规范专业的邮件或书面报告，更没接受过专业训练，自然也不知道怎么写。比如这名财务主管，过去的公司里可能每天收到的同事发的邮件也都是甩个附件什么正文都没有，TA就会觉得这么写是正常的。

耳濡目染和日积月累的见识决定了一个人的职业习惯，这些习惯最终体现为日常工作中近乎条件反射式的思维模式。这就是米粒为什么一直主张职业早期（甚至在大学毕业前）应该把职业目标定为进入知名大公司的原因，跟一群优秀的人在一起做事，才知道什么叫把哪怕很普通的一件事做到极致。

作者：米粒 来源：中国会计视野