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很多中小微企业，因为会计核算人员少业务多，购买设备材料预付款之后，往往存在这样的情况：

预付款付出、采购物资到货之后，因为供应商账期内没有应收款，就不会找企业的采购经办人员催收。而采购经办人员同样因为“忙”而顾不上找厂家，所以，就是款子支付了，物资到了。但会计账上挂着预付账款不能及时取得发票冲账，给公司造成损失（不能及时抵扣进项税额或办理留抵退税）。

鉴于此，丁老师设计预付账款台账如下，请各位读者批评指正。

采购经办人员在申请预付款时，应根据与供应商沟通结果或过往的采购经验，预估冲账（收到物资、发票）日期。经办会计做好台账的登记与核销工作。

最好的做法，是企业的信息系统支持。采购申请付款时选“合同预付款”选项时，系统强制要求填写预计冲账日期。到期如果该张预付款申请未被关联应付账款立账（或未办理发票交接手续），系统将自动发消息给经办人员及其主管，财务主管。如是三次，则系统自动推送消息到组织主要负责人。

如此以来，则经办预付账款的采购人员，将会比较用心。

作者：丁潇 来源：中国会计视野